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Remboursement des frais professionnels

Publié le 4 février 2013

L’employeur est tenu de rembourser aux salariés leurs frais professionnels. L’action en remboursement des frais se prescrit par cinq ans. Cette obligation de l’employeur peut toutefois être subordonnée au respect par le salarié de certaines prescriptions. Il appartient à l’employeur, dans le cadre de son pouvoir de direction, de fixer les modalités de remboursement des frais. Il a donc tout intérêt à mettre en place un certain formalisme.
Justification des frais professionnels

Les frais devant donner lieu à remboursement doivent avoir été engagés dans l’exercice des fonctions du salarié conformément à leur objet. Pour apprécier la réalité de ces frais et pouvoir les justifier vis-à-vis de l’Urssaf, l’employeur doit exiger du salarié les pièces justificatives telles que des factures, la preuve de la distance des déplacements, etc.

Il est admis par les tribunaux que l’employeur puisse conditionner le remboursement des frais au respect d’une procédure qu’il aurait mise en place dans l’entreprise. Si tel est le cas, le salarié qui ne respecterait pas la procédure, et notamment le délai de production de sa note de frais, pourrait se voir opposer un refus de remboursement de la part de l’employeur, à certaines conditions.

 

Montant du remboursement et plafonnement

La jurisprudence pose le principe que l’employeur doit rembourser au salarié ses frais professionnels.

En pratique, les employeurs plafonnent souvent le remboursement des frais, mais ceci n’est possible qu’à certaines conditions. Il faut notamment que ce soit formalisé dans le contrat de travail. A défaut, le plafonnement ne serait pas opposable au salarié.

 

Barème de l’administration sociale

L’Urssaf fixe chaque année, pour un certain nombre de frais (repas, grand déplacement, mobilité professionnels, etc.), des barèmes en-deçà desquels les frais sont présumés être utilisés conformément à leur objet sans qu’il soit nécessaire de produire un justificatif. L’employeur peut, par mesure de simplicité, ou encore dans le souci de mesurer leur montant, plafonner le remboursement des frais à ces montants forfaitaires.

Là encore, sans geler pour autant dans le contrat de travail la valeur faciale des remboursements, l’employeur pourra prévoir le principe de ce plafonnement dans le contrat de travail.

 

Déduction forfaitaire pour frais professionnels

Dans certaines professions visées par le Code général des impôts (bâtiment, transport, VRP, etc.) l’employeur est autorisé à pratiquer une déduction spécifique pour frais professionnels sur l’assiette de calcul des cotisations dont le taux varie en fonction des professions entre 10 % et 30 %. Pour pouvoir pratiquer la déduction forfaitaire, l’employeur devra y être autorisé et devra au préalable réintégrer le montant des remboursements de frais professionnels dans la base de cotisations. De plus, la pratique de la déduction forfaitaire est limitée par application d’un plafond annuel et du fait de l’assiette minimum de cotisation.

 

Dans le cadre de son pouvoir de direction, l’employeur peut fixer par note de service, directive, etc. les modalités de remboursement des frais professionnels comme par exemple le délai dont dispose le salarié pour fournir les justificatifs des frais engagés.

 

Par ailleurs, s’il entend plafonner leur remboursement, il faut insérer une clause en ce sens dans le contrat de travail.

 

 

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