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Modalités de conservation et numérisation des factures

Publié le 9 août 2017

Depuis le 31 mars 2017, sont entrées en vigueur les dispositions de l’arrêté du 22 mars 2017 définissant les modalités de conservation et de numérisation des factures. Quels sont les principaux changements apportés par ce décret ? Comment pouvez-vous mettre ce texte en application ? Les experts GESCO vous conseillent sur cette thématique bien spécifique.

Comment conserver vos factures ?

Depuis l’entrée en application de l’arrêté du 22 mars dernier, il est désormais possible de conserver au format électronique l’ensemble des pièces justificatives, ce qui inclut les factures qui vous sont parvenues au format papier. Le délai légal de conservation de ces documents numérisés est de 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de suivi comptable.
Cela signifie que vous pouvez numériser les factures papier dès leur réception, pour les conserver ensuite pendant le délai fiscal de 6 ans : cependant cette numérisation, pour répondre aux critères légaux en vigueur, doit obéir à certaines règles.

Comment numériser et archiver vos factures ?

L’arrêté définit les modalités de numérisation à respecter afin que les factures soient parfaitement conformes : celles-ci doivent être reproduites à l’identique, sans traitement d’image ni changement de couleur.
Pour la conservation, si vous utilisez un compresseur de fichier, vous devrez vous assurer qu’il n’engendre aucune perte de données. Tous vos documents ainsi numérisés devront l’être au format pdf (ou pdf A/3) et horodatés, via un système d’horodatage interne.
Ces documents devront également être certifiés au moyen d’une empreinte numérique ou d’une signature électronique ou d’un dispositif de sécurité s’appuyant sur un certificat délivré par une autorité figurant sur la liste de confiance française : il s’agit du « cachet serveur », fondé sur un certificat conforme.
En ce qui concerne l’archivage numérique, celui-ci peut être réalisé par l’entreprise ou par un tiers mandaté. Pendant les 6 années de conservation, les documents doivent être accessibles et lisibles dans leur intégralité.

Si vous avez des questions complémentaires sur la numérisation et l’archivage de vos factures, faites appel aux experts GESCO, qui vous donneront tous les détails nécessaires et vous accompagneront dans vos démarches le cas échéant.

 

 

 

 

Crédit photo : Simon Leblanc – Flickr Creative commons