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Logiciel de caisse certifié : obligatoire dès 2018

Publié le 31 août 2017

La loi de finances 2016 a prévu une mesure dont l’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA en dissimulant les recettes : il s’agit de l’obligation pour certains professionnels d’utiliser des logiciels ou des systèmes de caisse certifiés à partir du 1er janvier 2018.
Qui est concerné par cette obligation ? En quoi consiste précisément la certification des logiciels de caisse ? Comment l’obtenir ? Les experts GESCO détaillent pour vous cette nouvelle mesure.

Qui est concerné par cette obligation ?

L’ensemble des assujettis à la TVA sont visés par cette mesure, à condition qu’ils enregistrent les paiements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou un système de caisse : sont donc concernés par l’obligation du logiciel de caisse certifié les commerçants, les professionnels, les restaurateurs et utilisant pour percevoir le règlement de leurs clients non assujettis à la TVA (les particuliers), une caisse enregistreuse, un terminal de paiement – terminal de point de vente – ou un logiciel de caisse (logiciel complet ou non d’encaissement). Les opérations réalisées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels*) sont exclues du dispositif prochainement mis en oeuvre.
C’est pour lutter contre la possibilité de fraude, via la dissimulation / la diminution d’une partie des recettes assujetties à la TVA, que les pouvoirs publics ont décidé d’instaurer cette obligation de recourir à un logiciel de caisse certifié NF 525.

*Les autoentrepreneurs ne sont pas concernés par cette obligation.

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

A partir du 1er janvier 2018, il faudra donc pour les professionnels obligatoirement utiliser un logiciel de gestion / comptabilité ou un système de caisse sécurisé et certifié : cela signifie que le système utilisé devra répondre à des critères spécifiques de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données, via un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel.
L’appareil / le dispositif utilisé pour la perception des règlements devra ainsi être certifié et répondre aux règles NF 525, qui garantissent « la fiabilité des données enregistrées et leur intégrité par un système d’encaissement sécurisé et certifié ».
Les logiciels de comptabilité ou de gestion intégrant une fonctionnalité de caisse sont concernés par ce dispositif. Cependant, seule la partie caisse devra être certifiée.

Comment – et pourquoi – obtenir la certification NF 525 ?

Si vous êtes déjà équipé d’un dispositif non certifié, vous devrez le remplacer ou vérifier avec l’éditeur ou le distributeur du logiciel les modalités et possibilités de mise à niveau. Attention, si vous avez plusieurs logiciels, chacun d’entre eux devra faire l’objet de la certification, sous peine de sanctions.
Si vous ne respectez pas cette nouvelle obligation légale, vous serez passible, en cas de contrôle et de votre impossibilité de fournir le certificat de conformité dans les 60 jours, d’une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié, assortie d’un contrôle fiscal.

Pour en savoir plus sur cette obligation et ses modalités de mise en oeuvre, pour tout conseil comptable, faites appel à nos équipes, qui mettront leur savoir-faire et leur réactivité à votre service. Si vous souhaitez nous confier votre suivi comptable, contactez-nous pour en savoir plus.

Crédit photo : Frédéric Bisson – Flickr Creative commons